Informácia o ochrane a spracúvaní osobných údajov pri registrácii na webinar

Tento dokument poskytuje účastníkom webinára informácie o ochrane a spracúvaní osobných údajov pri registrácii, organizačnom zabezpečení účasti, komunikácii k webináru a vykonaní súvisiacej online platby.

1. Prevádzkovateľ osobných údajov

Prevádzkovateľom osobných údajov je: Mgr. Jana Stará, obchodné meno: Mgr. Jana Stará, miesto podnikania: Sládkovičova ulica 1217/15, 930 41 Hviezdoslavov, IČO: 54886031, zapísaná v Živnostenskom registri Okresného úradu Dunajská Streda, číslo živnostenského registra: 210-43743, kontaktný e-mail: janastara.consult@gmail.com. Prevádzkovateľ určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov v súvislosti s prípravou, predajom a realizáciou webinaru.

2. Účel spracúvania osobných údajov

Osobné údaje účastníka sa spracúvajú výlučne v rozsahu potrebnom na konkrétne, jasne vymedzené a oprávnené účely. Ide najmä o prijatie a správu registrácie na webinar, overenie záujmu účastníka, komunikáciu pred webinarom a po ňom, zaslanie organizačných informácií a prístupových údajov, dojednanie účasti, evidenciu objednávky, zabezpečenie online platby, potvrdenie úhrady, vystavenie a uchovávanie účtovných a daňových dokladov, vybavenie prípadných otázok, reklamácií alebo odstúpenia od zmluvy, ochranu právnych nárokov prevádzkovateľa a plnenie zákonných povinností. Osobné údaje sa nepoužijú na iný nezlučiteľný účel bez toho, aby bol účastník vopred riadne informovaný.

Z webinaru bude vyhotovený obrazovo-zvukový záznam. Vyhotovenie záznamu a zachytenie prejavov účastníka, ktoré nie sú nevyhnutné na samotné technické zabezpečenie webinaru, sa uskutočňuje na základe samostatného súhlasu účastníka. Účastník berie na vedomie, že v závislosti od nastavenia webinarovej platformy, spôsobu zapojenia účastníka a jeho vlastných nastavení sa môže v zázname zobraziť jeho meno, profilová fotografia, obraz z kamery, hlas, otázka, komentár, reakcia alebo iný prejav účastníka. Účastník môže rozsah svojho zobrazenia obmedziť najmä vypnutím kamery, stlmením mikrofónu, nepoužitím identifikujúcej profilovej fotografie a nezdieľaním údajov, ktoré nechce zachytiť v zázname. Záznam bude použitý na účely sprístupnenia obsahu webinaru registrovaným účastníkom po dobu 60 dní od uskutočnenia webinaru, prípadne na nevyhnutné interné dokumentačné, archivačné alebo dôkazné účely prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ nesmie záznam použiť na iný účel, najmä na marketing alebo verejné zverejnenie, bez samostatného právneho základu alebo osobitného informovania účastníkov.

Upozornenie o súhlase so záznamom: Súhlas so záznamom musí byť udelený samostatne, slobodne, konkrétne, informovane a jednoznačne, napríklad označením samostatného políčka v registračnom formulári. Súhlas so záznamom nemá byť spojený so súhlasom so zasielaním marketingových správ. Ak účastník súhlas so záznamom neudelí alebo ho odvolá, prevádzkovateľ mu môže umožniť účasť spôsobom, ktorý minimalizuje zachytenie jeho osobných údajov, najmä bez zapnutej kamery, bez mikrofónového vstupu alebo prostredníctvom otázok zaslaných mimo záznamu, ak je to technicky a organizačne možné. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním; pri už vyhotovenom alebo sprístupnenom zázname prevádzkovateľ posúdi žiadosť účastníka individuálne, najmä s ohľadom na technickú možnosť úpravy záznamu, práva ostatných účastníkov a potrebu uchovania záznamu na oprávnené účely.

3. Rozsah spracúvaných osobných údajov

meno a priezvisko účastníka,
e-mailová adresa na účely registrácie, zaslania potvrdenia, prístupových údajov a organizačnej komunikácie,
fakturačná adresa alebo adresa potrebná na vystavenie dokladu, ak je potrebná na uzatvorenie zmluvy, správne vystavenie dokladu alebo uplatnenie práv spotrebiteľa,
telefónne číslo na účely nevyhnutnej organizačnej komunikácie, napríklad pri zmene termínu, technickom probléme alebo upresnení objednávky,
údaje súvisiace s objednávkou a platbou, najmä identifikátor objednávky, variabilný symbol, stav platby, dátum úhrady, suma a mena platby,
technické údaje v nevyhnutnom rozsahu, napríklad čas registrácie, potvrdenie odoslania formulára alebo informácia o doručení e-mailu, ak sú potrebné na preukázanie registrácie, splnenia informačnej povinnosti alebo riešenie reklamácie.
údaje zachytené v obrazovo-zvukovom zázname webinaru, ak sa účastník počas webinaru zobrazí alebo zaznie jeho hlas, najmä meno zobrazené v platforme, profilová fotografia, obraz z kamery, hlasový prejav, otázky, komentáre, reakcie alebo iné príspevky účastníka.

Prevádzkovateľ nepožaduje od účastníka osobitné kategórie osobných údajov, najmä údaje o zdravotnom stave, náboženskom presvedčení, politických názoroch ani iné citlivé údaje. Účastník by takéto údaje nemal uvádzať do registračného formulára ani do poznámok, ak na to nie je výslovne vyzvaný a neexistuje na to osobitný právny dôvod.

3.1 Údaje o maloletých osobách

Prevádzkovateľ nevyžaduje poskytovanie osobných údajov maloletých osôb. Účastníci by počas registrácie, komunikácie, online diskusie ani pri kladení otázok nemali poskytovať identifikačné údaje svojich detí alebo iných maloletých osôb, najmä meno a priezvisko dieťaťa, adresu, názov školy alebo škôlky, zdravotnú dokumentáciu, diagnózu alebo iné údaje, ktoré by umožnili identifikáciu konkrétnej osoby, pokiaľ to nie je nevyhnutné na vybavenie ich požiadavky.

Ak účastník dobrovoľne uvedie údaje týkajúce sa maloletých osôb alebo iných tretích osôb, zodpovedá za to, že je oprávnený takéto údaje poskytnúť a že ich poskytol iba v nevyhnutnom a primeranom rozsahu. Prevádzkovateľ odporúča formulovať otázky anonymizovane a opisovať situáciu všeobecne, bez uvedenia údajov umožňujúcich identifikáciu dieťaťa alebo inej osoby.

4. Právny základ spracúvania

Právnym základom spracúvania osobných údajov je najmä plnenie zmluvy alebo vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy, pretože bez spracúvania základných identifikačných, kontaktných a fakturačných údajov nie je možné prijať registráciu, potvrdiť objednávku, zaslať prístupové údaje a umožniť účasť na webinari. Spracúvanie údajov súvisiacich s účtovníctvom, daňami a archiváciou dokladov sa vykonáva z dôvodu plnenia zákonných povinností prevádzkovateľa. Spracúvanie údajov na vybavenie reklamácií, uplatnenie alebo obranu právnych nárokov môže byť založené na oprávnenom záujme prevádzkovateľa. Vyhotovenie a sprístupnenie obrazovo-zvukového záznamu v rozsahu, v akom môže zachytávať meno, obraz, hlas, otázky, komentáre alebo iné prejavy účastníka, sa uskutočňuje na základe samostatného súhlasu účastníka. Ak by sa osobné údaje používali na zasielanie marketingových správ alebo ponúk ďalších služieb, použije sa samostatný, dobrovoľný a odvolateľný súhlas, oddelený od registrácie na webinar aj od súhlasu so záznamom.

Prevádzkovateľ môže na základe oprávneného záujmu spracúvať aj primerané technické a prístupové údaje súvisiace s prístupom k záznamu, materiálom alebo digitálnemu obsahu, ak je to potrebné na ochranu autorských práv, prevenciu neoprávneného šírenia obsahu, bezpečnosť prístupu a ochranu právnych nárokov prevádzkovateľa. Takéto údaje sa spracúvajú iba v nevyhnutnom rozsahu a počas primeranej doby.

Ak je určitý údaj označený ako povinný, musí byť skutočne nevyhnutný na zabezpečenie registrácie, platby alebo zákonných povinností. Údaje, ktoré nie sú nevyhnutné, by mali byť označené ako nepovinné alebo by sa vôbec nemali vyžadovať. Prevádzkovateľ tým dodržiava zásadu minimalizácie údajov.

5. Príjemcovia osobných údajov

Osobné údaje môžu byť v nevyhnutnom rozsahu sprístupnené poskytovateľom, ktorí zabezpečujú registráciu, webovú a e-mailovú komunikáciu, platbu a realizáciu webinára. V závislosti od použitého riešenia ide najmä o poskytovateľa webovej stránky janastara.sk a jej hostingu/WordPress nástrojov, Google (najmä e-mailové alebo formulárové služby, ak sa použijú), Zoom Video Communications, Inc. ako platformu na realizáciu online webinára a Stripe ako poskytovateľa platobných služieb. Ďalšími príjemcami môžu byť banka, účtovník alebo daňový poradca, poskytovateľ IT podpory a právny poradca, vždy iba v rozsahu nevyhnutnom na plnenie konkrétnej úlohy.

Údaje o platobnej karte, ako číslo karty, CVC kód alebo autentifikačné údaje k platbe, spravidla nespracúva a neuchováva prevádzkovateľ webinaru, ale priamo poskytovateľ platobnej brány. Prevádzkovateľ by mal uchovávať iba informáciu potrebnú na overenie platby, napríklad stav platby, identifikátor platby, sumu a dátum úhrady.

6. Prenos osobných údajov mimo EÚ/EHP

Pri používaní služieb Zoom, Google alebo Stripe môže dochádzať k spracúvaniu alebo prenosu osobných údajov aj mimo EÚ/EHP, najmä do Spojených štátov amerických. Takýto prenos sa uskutočňuje iba pri splnení podmienok GDPR, najmä na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti pre subjekty zapojené do EU–US Data Privacy Framework alebo na základe štandardných zmluvných doložiek a ďalších uplatniteľných záruk. Konkrétny rozsah prenosu závisí aj od nastavení použitých služieb.

7. Doba uchovávania osobných údajov

Osobné údaje potrebné na organizáciu webinaru sa uchovávajú počas obdobia potrebného na zabezpečenie registrácie, realizáciu webinaru, zaslanie organizačných informácií a vybavenie bežnej komunikácie s účastníkom. Obrazovo-zvukový záznam webinaru bude sprístupnený registrovaným účastníkom po dobu 60 dní od uskutočnenia webinaru; po uplynutí tejto doby nebude bežne dostupný účastníkom a bude vymazaný, anonymizovaný alebo uchovávaný iba v rozsahu, v akom je to nevyhnutné na interné dokumentačné, archivačné alebo dôkazné účely prevádzkovateľa. Údaje súvisiace s objednávkou, platbou, fakturáciou a účtovníctvom sa uchovávajú po dobu vyžadovanú príslušnými účtovnými, daňovými a archivačnými predpismi. Údaje potrebné na vybavenie reklamácie, odstúpenia od zmluvy alebo ochranu právnych nárokov môžu byť uchovávané počas primeranej doby zodpovedajúcej príslušným premlčacím lehotám. Po uplynutí doby uchovávania budú osobné údaje vymazané, anonymizované alebo bezpečne zlikvidované, ak neexistuje iný zákonný dôvod na ich ďalšie uchovávanie.

8. Práva dotknutej osoby

Účastník má ako dotknutá osoba právo požadovať potvrdenie, či sa o ňom spracúvajú osobné údaje, a ak áno, má právo na prístup k týmto údajom. Má tiež právo na opravu nepresných alebo neúplných údajov, výmaz údajov v prípadoch stanovených právnymi predpismi, obmedzenie spracúvania, prenosnosť údajov, ako aj právo namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme. Ak sa spracúvanie uskutočňuje na základe súhlasu, účastník má právo tento súhlas kedykoľvek odvolať, pričom odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním. Účastník môže svoje práva uplatniť kontaktovaním prevádzkovateľa na vyššie uvedenom e-maile. Ak sa domnieva, že jeho osobné údaje sú spracúvané v rozpore s právnymi predpismi, má právo obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

9. Bezpečnosť, dôvernosť a prístup k údajom

Prevádzkovateľ prijíma primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov pred stratou, zneužitím, neoprávneným prístupom, zverejnením, zmenou alebo zničením. Prístup k osobným údajom majú len osoby, ktoré ich potrebujú na zabezpečenie registrácie, komunikácie, realizácie webinaru, spracovania platby, účtovníctva alebo splnenia zákonných povinností. Tieto osoby sú viazané mlčanlivosťou alebo primeranou zmluvnou povinnosťou zachovávať dôvernosť. Prevádzkovateľ by mal priebežne kontrolovať, kto má k údajom prístup, a obmedziť prístup len na nevyhnutný rozsah.

10. Dobrovoľnosť poskytnutia údajov a následky neposkytnutia

Poskytnutie osobných údajov je dobrovoľné, avšak údaje označené ako povinné sú potrebné na registráciu, komunikáciu, spracovanie objednávky, online platbu alebo splnenie zákonných povinností. Ak účastník neposkytne povinné údaje, prevádzkovateľ nemusí byť schopný registráciu prijať, potvrdiť účasť, zaslať prístupové údaje, spracovať platbu alebo vystaviť doklad. Nepovinné údaje nemajú byť podmienkou účasti na webinari. Ak účastník neudelí súhlas so záznamom, prevádzkovateľ ho vopred informuje, či je možná účasť bez aktívneho zapojenia obrazom alebo hlasom, prípadne či mu bude poskytnutý iný primeraný spôsob prístupu k obsahu webinaru, ak je takýto postup technicky a organizačne možný.

11. Automatizované rozhodovanie a profilovanie

Pri registrácii na webinar a súvisiacej platbe sa osobné údaje nepoužívajú na automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie, ktoré by malo právne účinky alebo obdobne významný vplyv na účastníka. Automatické potvrdenie registrácie alebo platby sa nepovažuje za takéto rozhodovanie, ak slúži iba na technické a organizačné spracovanie objednávky.

12. Marketingová komunikácia

Registrácia na webinar neznamená automatický súhlas so zasielaním marketingových správ. Ak chce prevádzkovateľ účastníkovi zasielať novinky, ponuky ďalších webinarov, kurzov alebo iné marketingové oznámenia, odporúča sa zaradiť do formulára samostatné nepovinné políčko so súhlasom. Súhlas musí byť dobrovoľný, konkrétny, informovaný a odvolateľný. Účasť na webinari nesmie byť podmienená udelením marketingového súhlasu, ak marketing nie je nevyhnutný na poskytnutie samotného webinaru.

13. Vzor textu do registračného formulára

Odoslaním registračného formulára beriem na vedomie, že moje osobné údaje v rozsahu meno a priezvisko, e-mailová adresa, fakturačná adresa alebo adresa potrebná na vystavenie dokladu a telefónne číslo budú spracúvané prevádzkovateľom za účelom prijatia a správy registrácie na webinar, organizačnej komunikácie, zaslania prístupových údajov, zabezpečenia účasti, spracovania objednávky a súvisiacej online platby, vystavenia dokladu a plnenia zákonných povinností. Potvrdzujem, že som sa oboznámil/a s informáciou o spracúvaní osobných údajov. Samostatným označením políčka „Súhlasím s vyhotovením obrazovo-zvukového záznamu webinaru“ výslovne súhlasím s tým, že z webinaru bude vyhotovený obrazovo-zvukový záznam, ktorý bude sprístupnený registrovaným účastníkom po dobu 60 dní od uskutočnenia webinaru, a beriem na vedomie, že v závislosti od nastavení platformy a môjho zapojenia sa v ňom môže zobraziť moje meno, profilová fotografia, obraz z kamery, hlas, otázka, komentár alebo iný prejav. Beriem na vedomie, že bez poskytnutia povinných údajov nemusí byť možné zabezpečiť moju registráciu a účasť na webinari; ak neudelím súhlas so záznamom, prevádzkovateľ ma informuje, či je možná účasť bez aktívneho zapojenia obrazom alebo hlasom alebo iný primeraný spôsob prístupu k obsahu webinaru. Zároveň beriem na vedomie, že počas registrácie, komunikácie a diskusie nemám uvádzať osobné údaje tretích osôb, najmä identifikačné údaje maloletých detí, ak to nie je nevyhnutné a primerané účelu komunikácie.